Ein gutes Abrechnungssystem sollte nicht nur dem buchhalterischen Sachzwang genügen, sondern auch Übersicht und Feedback zu Ihrem unternehmerischen Handeln geben. Abrechnungssysteme sind einerseits für externe Zwecke erforderlich, um zuverlässig die Informationen zu erfassen und später wieder zu finden, die Sie an Steuerbehörden, ggf. an Geschäftspartner oder Zweigstellen weitergeben müssen. Sie sind aber auch für interne Zwecke nützlich, da Sie beurteilen können, ob Ihr Geschäftsmodell kostengünstig ist und dabei Elemente identifizieren können, die erfolgreich oder eher hinderlich sind. Damit ein Abrechnungssystem vollumfänglich funktioniert, ist es also notwendig, dass es nützliche Informationen liefert, die auf leicht verständliche Weise organisiert sind.
Übersicht und Genauigkeit
Ein gutes Abrechnungssystem muss inhaltlich genau und formal anschaulich strukturiert sein, da Ihr Unternehmen gesetzlich verpflichtet ist, Finanzinformationen zu melden, die nach bestem Wissen und Gewissen erfasst und dokumentiert werden müssen. Doch sind diese Eigenschaften auch für interne Zwecke nicht minder wichtig: Je besser die Informationen inhaltlich und formal aufgeschlüsselt sind, desto effektiver können Sie reagieren. Genauigkeit in einem Abrechnungssystem beinhaltet die Erstellung von Protokollen, um sicherzustellen, dass alle Informationen eingegeben werden. Beispielsweise kann der Prozess der Ausgabeneingabe den Verweis auf Kaufbelege sowie Bank- und Kreditkartenabrechnungen umfassen. Das macht die Nachvollziehbarkeit der Informationen einfacher, was einerseits das interne Monitoring stärkt, gleichzeitig aber auch dafür sorgt, dass steuerliche Angaben nicht zu einem bürokratischen Albtraum werden, da erst alles zusammengesucht werden muss. Stattdessen wird laufend gebündelt, was zusammengehört.
Wie lässt sich die Benutzbarkeit der Daten sicherstellen?
Ein effektives Abrechnungssystem präsentiert Informationen außerdem klar und übersichtlich strukturiert. Je intuitiver diese Daten arrangiert sind, umso besser. So können Sie sicherstellen, dass Sie alles prompt finden können, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen. Die Informationen sollten die täglichen Geschäftsaktivitäten widerspiegeln, um so das interne Monitoring zu verbessern. Datenbankbuchhaltungsprogramme stellen Formulare zur Verfügung, mit denen Sie Informationen zu Transaktionen eingeben können. Diese Systeme verknüpfen dann eindeutig die von Ihnen eingegebenen Informationen. Sie erstellen leicht verständliche Berichte, indem sie Zahlen wie Umsatz und Ausgaben in Kategorien und Transaktionen zusammenfassen und organisieren, die während eines bestimmten Zeitraums stattgefunden haben. So lassen sich sowohl Geschäftssegmente als auch bestimmte Zeitabschnitte genau eingrenzen und isoliert auswerten. Ein wichtiger Orientierungspunkt für unternehmerisches Handeln in der Zukunft.
Ein klarer Sachbezug muss immer erkennbar sein
Ein gutes Abrechnungssystem muss Informationen liefern, die wirklich nützlich sind. Wenn Sie beispielsweise eine Fabrik besitzen, die Hemden herstellt, könnte Ihr Abrechnungssystem nützliche Informationen liefern, indem es die Zeit und die Materialkosten verfolgt, die für die Herstellung jedes Hemdes erforderlich sind. Darüber hinaus sollten die Informationen in Ihrem Abrechnungssystem mit den Feldern auf den Steuerformularen übereinstimmen, die Sie an lokale sowie nationale Behörden übermitteln müssen. Zu diesen Feldern gehören Bruttoumsatz, Lohnkosten und Gesamtausgaben in abzugsfähigen Ausgabenkategorien wie Miete und Autokosten. So erfüllen Sie die formalen Erfordernisse laufend und gewinnen gleichzeitig Erkenntnisse über den eigenen Betrieb.
Warum ist Skalierbarkeit wichtig?
Ihr Unternehmen ist kein starres Konstrukt, sondern passt sich laufend an neue Geschäftsrealitäten, Chancen und Bedrohungen an. Das Abrechnungssystem sollte diese laufenden Änderungen widerspiegeln, indem es Ihnen das Hinzufügen, Löschen oder Ersetzen von Kategorien ermöglicht. Wenn Sie beispielsweise ein Großhandelsunternehmen betreiben und sich entscheiden, Ihr Einkommen durch Hinzufügen einer Einzelhandelsverkaufsabteilung zu ergänzen, sollte Ihr Abrechnungssystem es Ihnen ermöglichen, Felder hinzuzufügen, die Ihre neuen Geschäftsaktivitäten widerspiegeln. Dasselbe gilt, Wenn Sie eine neue Variable ins Auge fassen wollen, die Sie zuvor nicht verfolgt haben, z. B. verschwendetes Inventar in einem Lebensmittelunternehmen. Das von Ihnen benutzte Abrechnungssystem sollte formal flexibel genug sein, damit Sie diese Funktionen im Handumdrehen hinzufügen können.
Buchhaltung und Planung gehen Hand in Hand
Die Zahlen, die Ihre Buchhaltung zusammenstellt, können Aufschluss darüber geben, welche Aspekte Ihres Unternehmens am profitabelsten und welche zu teuer sind. Diese Informationen können Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie sich auf eine bestimmte Geschäftstätigkeit, wie Groß- oder Einzelhandel, konzentrieren möchten oder sie können Sie dazu anregen, mit neuen Ansätzen zu experimentieren; z. B. mit der Einführung neuer Produkte, die Ihre Stärken erweitern. Die Buchhaltung sagt Ihnen auch, ob Ihr Cashflow ausreicht, um die von Ihnen geplanten Änderungen vorzunehmen.
Gute Abrechnungssysteme sind also mehr als formal notwendige Erfüllungsgehilfen:
- Sie vereinfachen bürokratisches Handeln.
- Sie liefern Übersicht in allen Aspekten der unternehmerischen Evaluierung.
- Sie liefern diesbezüglich Informationen, sobald diese gebraucht werden.
- Sie dienen gleichermaßen der Analyse sowie der Prognose geschäftlicher Aktivitäten.